D.Lvo 30/06/2003 n. 196

- Considerato che il testo del codice è stato oggetto di ampia diffusione, anche attraverso la sua pubblicazione su alcuni siti Internet, al fine di favorire il più ampio dibattito e di permettere la raccolta di eventuali osservazioni e integrazioni al testo medesimo da parte di tutti i soggetti interessati;

- Vista la nota del 28 febbraio 2001 con cui il gruppo di lavoro ha trasmesso il testo del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici approvato e sottoscritto in pari data;

- Rilevato che il rispetto delle disposizioni contenute nel codice costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati personali;

- Constatata la conformità del codice alle leggi e ai regolamenti in materia di protezione delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, ed in particolare all' art. 31, comma 1, lettera h) della legge n. 675/1996, nonché agli artt. 6 e 7 del decreto legislativo n. 281/1999;

-Considerato che, ai sensi dell'art. 6, comma 1, del decreto legislativo n. 281/1999, il codice deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana a cura del Garante;

-Rilevato che anche dopo tale pubblicazione il codice potrà essere eventualmente sottoscritto da altri soggetti pubblici e privati, società scientifiche ed associazioni professionali interessati;

-Vista la documentazione in atti;

-Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000, adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Dispone: la trasmissione del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici che figura in allegato all'Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana. Roma, 14 marzo 2001 Il Presidente Il Relatore Il Segretario Generale DLS 30/06/2003 n.196 – Codice in materia di protezione dei dati personali. CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER I TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI PER SCOPI STORICI*. Preambolo I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il presente codice sulla base delle seguenti premesse:

1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati, in considerazione dell'interesse pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, il legislatore - con specifico riguardo agli archivi pubblici e a quelli privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell'art. 36 del d.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409 -ha esentato i soggetti che utilizzano dati personali per le suddette finalità dall'obbligo di richiedere il consenso degli interessati ai sensi degli artt. 12, 20 e 28 della legge (l. 31 dicembre 1996, n. 675, in particolare art. 27; dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281, in particolare art. 7, comma 4; d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni e integrazioni).

2) L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di deontologia e di buona condotta, l'osservanza del quale, oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h), l. 31 dicembre 1996, n. 675;

art. 6, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281).

3) L'osservanza di tali regole non deve pregiudicare l'indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.

4) I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l'ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23 d.lg. 11 maggio 1999, n. 135).

5) La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività dei soggetti pubblici e privati interessati. Il codice è espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società scientifiche, ed è volto ad assicurare l'equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici con i diritti e le libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1, l. 31 dicembre 1996, n. 675).

6) Il presente codice, sulla base delle prescrizioni di legge, individua in particolare

a) alcune regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero

b) particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare

c) modalità di applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in materia di trattamento dei dati per scopi storici (art. 7, comma 5, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281).

7) La sottoscrizione del presente codice è effettuata ispirandosi, oltre agli

artt. 21 e 33 della Costituzione della Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di ricerca storica e di archivi e in particolare

a) agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali del 1950, ratificata dall'Italia con legge 4 agosto 1955, n. 848

b) alla Raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d'Europa

c) agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea

d) ai Principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel congresso internazionale degli archivi, svoltosi a Pechino nel 1996. Capo I PRINCIPI GENERALI

Art. 1 (Finalità e ambito di applicazione)

1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell'esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonché nell'accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del DLS 30/06/2003 n.196 – Codice in materia di protezione dei dati personali. diritto all'identità personale.

2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Il codice si applica, senza necessità di sottoscrizione, all'insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.

3. Il presente codice reca, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare

a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di istruzione

b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l'utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti.

4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l'intenzione di applicare il presente codice nella misura per essi compatibile.

Art. 2 (Definizioni)

1. Nell'applicazione del presente codice si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel preambolo. Ai medesimi fini si intende, altresì

a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4

b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero

c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali. Capo II REGOLE DI CONDOTTA PER GLI ARCHIVISTI E LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI

Art. 3 (Regole generali di condotta)

1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i regolamenti, le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.

2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli artt. 21 e 21-bis del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, come modificati dal d.lg. 30 luglio 1999, n. 281, dall'art. 7 del medesimo d.lg. n. 281, e successive modificazioni ed integrazioni.

3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri dell'esercizio della professione e della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attività amministrativa.

4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di trattamenti.

Art. 4 (Conservazione e tutela)

1. Gli archivisti si impegnano a

a) favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l'aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche

b) tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati

c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli origi- DLS 30/06/2003 n.196 – Codice in materia di protezione dei dati personali. nali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati

d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza previste dall'art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318 e successive integrazioni e modificazioni, sviluppando misure idonee a prevenire l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.